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Traspaso de datos entre ejercicios

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Por seguridad, antes de realizar cualquier operación de traspaso, realiza una COPIA DE SEGURIDAD de los datos.

Preste atención a las recomendaciones e instrucciones de traspaso de este artículo o del manual de ayuda para realizar un traspaso de datos correcto.

Para consultas o incidencias entorno al traspaso de datos deberá enviar una solicitud de soporte técnico. Este servicio requiere disponer de un PLAN DE SOPORTE EN ACTIVO contratado previamente a la solicitud de soporte. Por este motivo es importante que lea con atención los pasos, recomendaciones y requisitos para un traspaso de datos correcto..

  1. Introducción
  2. ¡ IMPORTANTE ! Consideraciones previas 
  3. EJEMPLO: Traspaso completo de datos
  4. AVISO de final traspaso
  5. Preguntas Frecuentes

1.- INTRODUCCIÓN

El software estándar (no modificado a medida) es un programa de gestión comercial y facturación. No es un software contable-fiscal, por lo que no existe un cierre de año. Por este motivo ES OPCIONAL CREAR UN NUEVO EJERCICIO PARA CADA AÑO. Si quieres, puedes continuar trabajando en el  mismo “ejercicio”. Además, recuerda que los filtros previos de los listados y estadísticas tienen filtros por fechas, series de facturación, etc. por lo que, aunque sigas trabajando en el mismo ejercicio o bien si has hecho un traspaso completo, podrás filtrar los resultados para ver lo creado en el año que te interesa.

Cuando creamos un nuevo ejercicio en el programa, el programa creará nuevas base de datos en blanco (sin datos) para ese nuevo ejercicio, así como sus respectivas carpetas. Al nuevo ejercicio creado le podremos traspasar datos desde un ejercicio-empresa existente (es la opción 'traspaso de datos'). El traspaso de datos consiste en copiar los datos, de las tablas de datos que hayamos marcado en la pantalla de traspaso, así como sus ficheros.

La finalidad de que el software permita gestionar distintos ejercicios para empresas, es para contemplar los casos de usuarios en que sí quieran, por su metodología de trabajo, separar datos entre ejercicios (años), es decir, iniciar un ejercicio sin arrastrar ni las ventas, ni compras, ni sat, ni servicios, etc. de un ejercicio anterior ("traspaso parcial").

Los 2 casos más habituales son:
- Crear un traspaso completo de datos
- O bien seguir trabajando en el mismo ejercicio

Sólo en caso muy concretos procedería un traspaso parcial.

Si lo que quieres es seguir trabajando con los mismos datos y/o poder consultar datos de año/ anterior/es en la misma sesión, entonces no sería necesario que crees un nuevo ejercicio, tal y como hemos comentado anteriormente. Pero si aún así prefieres crear un nuevo ejercicio y, además seguir trabajando con los datos del ejercicio anterior, entonces deberás hacer un "trasapaso completo" de datos.


2.- ¡ IMPORTANTE !  CONSIDERACIONES PREVIAS

Para un correcto traspaso ten en cuenta las siguientes consideraciones.
  • Por seguridad, antes de realizar cualquier operación de traspaso, realiza una COPIA DE SEGURIDAD de los datos
  • La funcionalidad "traspaso de datos" sólo es válida para realizar traspasos en empresas - ejercicios dados de alta en el mismo programa y misma versión. NO es válido para traspaso entre programas y/o versiones distintas.
  • Ejecuta el traspaso de datos cuando NO haya usuarios trabajando en el programa ni en sus bases de datos.
  • El traspaso de datos deberá ser ejecutado por un usuario con privilegios de 'Administrador' (usuario Sistema).
  • El traspaso de datos se debe realizar antes de haber introducido cualquier dato en el ejercicio destino. Por el contrario, si ya tuvieras datos introducidos en la empresa-ejercicio de destino, se sobrescribirían, o bien devolverá errores, y esto conllevaría a varios errores en el programa o irregularidades en la gestión y facturación.
  • Si vas a traspasar las "Series de facturación" es imprescindible que en la Empresa-Ejercicio de destino NO haya ninguna serie creada. Cuando haya finalizado todo el proceso de traspaso de datos, entonces sí podrás crear nuevas series de facturación, si así lo necesitas.
  • Si quieres crear un nuevo ejercicio y además seguir trabajando con los datos del ejercicio anterior: deberás traspasar TODAS las tablas de la empresa-ejercicio origen (TRASPASO COMPLETO). Es decir, deberás marcar TODAS las casillas y NO resetear los contadores de los documentos de venta. Si vas a realizar un 'Traspaso Completo' asegúrate, antes de ejecutarlo, que en el ejercicio de destino no hay ningún dato ni serie de facturación creado.
  • EJEMPLO TRASPASO COMPLETO
  • Si traspasas los documentos de ventas: es importante que NO 'resetees' los contadores de ventas (facturas, albaranes, etc.). Deberás continuar con la numeración del anterior ejercicio (del cual has traspasado). De lo contrario, si reseteas los contadores, 'machacarás' los datos existentes originando errores en el programa y facturaciones incorrectas. Por ejemplo, imagina que has traspasado las facturas nº 1, 2, 3....100 y reseteas los contadores, volviendo a enumerar las ventas con los mismos nº (códigos), entonces esas ventas se sobreescribirán y/o mezclarán datos en los documentos de ventas existentes, conllevando a distintos errores en el programa y a una facturación incorrecta.
  • Si en el nuevo Ejercicio quieres resetear los contadores de ventas (facturas, presupuestos, etc.) entonces NO TRASPASES los documentos de ventas.
  • En cualquier caso, si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados NO resetees / reinicies los contadores (numeración).
  • En el caso que traspases tablas de datos que tengan un directorio asignado para guardar los ficheros PDF generados, éstos también serán traspasados. Por ejemplo, si seleccionas que quieres traspasar “documentos de venta”, automáticamente también se traspasará el contenido de la carpeta “Ventas” ubicado en el directorio “Documentos digitales”.
  • Deberás traspasar todas las tablas de datos vinculadas, para una correcta visualización y correcto funcionamiento del programa. Por ejemplo:
    • Si quieres traspasar “Productos” también deberás marcar “Familias de Productos”.
    • Si quieres traspasar “Entradas y Salidas de almacén” debes marcar también: series de facturación, documentos de venta, documentos de compras, clientes, proveedores, productos, familias de productos,….
    • Si quieres traspasar "Ventas" debes marcar tambén: entradas y salidas almacén, series de facturación, clientes, productos, familias de productos, proveedores, documentos de compras, etc.
    • Si quieres traspasar "SAT" y/o "Servicios" debes marcar tambén: entradas y salidas almacén, documentos de venta, series de facturación, clientes, productos, familias de productos, proveedores, documentos de compras, etc.
RECUERDA QUE: si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados, ya sea porque continúas con el mismo ejercicio como si  es porque has realizado un traspaso de datos, NO debes resetear / reiniciar los contadores (numeración) de los documentos.

3.- EJEMPLO: EJECUTAR UN TRASPASO COMPLETO

ANTES DE REALIZAR CUALQUIER PASO:
  1. Realiza una COPIA DE SEGURIDAD de los datos del programa *
  2. Verifica que no haya usuarios trabajando con el programa. Si hay usuarios trabajando con el software, deberán cerrar el programa.

PASOS PARA REALIZAR UN TRASPASO COMPLETO:

1.- Entra en la ficha de tu empresa y crea un nuevo ejercicio

TRASPASO-DATOS-COMPLETO-2

2. Guarda el nuevo ejercicio:

TRASPASO-DATOS-COMPLETO-3

3.- El programa te preguntará si quieres crear una nueva serie de facturación: Pulsa NO. Ya que en este ejemplo hacemos un TRASPASO COMPLETO. Cuando hayas finalizado el traspaso, es decir cuando ya se hayan copiado todos los datos en destino, entonces sí ya podrás crear las nuevas series de facturación (si así lo necesitas):

TRASPASO-DATOS-COMPLETO-1

4.- Cierra el formulario de la ficha de tu empresa.

5.- En"Empresas / Ejercicios" pulsa la opción "Traspaso de datos":

traspasar-datos-empresas-ejercicios-3

En el formulario de "Traspaso de datos entre empresas y ejercicios":
  1. Selecciona la Empresa y ejercicio ORIGEN.
  2. Selecciona la Empresa y ejercicio DESTINO.
  3. Marca las tablas de datos que quieras traspasar a la Empresa y Ejercicio destino. Como en este ejemplo estamos haciendo un traspaso completo, deberemos marcar TODAS las casillas.
  4. Pulsa el botón para iniciar el traspaso.
TRASPASO-DATOS-COMPLETO-4



4. ¡ IMPORTANTE ! VERIFICA UNA VEZ FINALIZADO EL TRASPASO

Finalizado el traspaso, y ANTES de introducir cualquier nuevo dato en el nuevo ejercicio, inicia sesión en el nuevo ejercicio y VERIFICA que has realizado correctamente el traspaso de datos, es decir comprueba que no estén duplicados los registros, que los datos marcados han sido traspasados, etc.

  • Si el traspaso de datos NO se ha realizado de forma correcta: deberás eliminar el nuevo ejercicio creado (y que contiene los datos incorrectos) y volver a ejecutar de nuevo todos los pasos siguiendo las consideraciones previas e instrucciones de este artículo y/o del Manual:  1.- Crear el nuevo ejercicio y 2.- ejecutar el traspaso
  • Si el traspaso de datos SÍ has verificado que se ha realizado OK: entonces puedes seguir trabajando normalmente con el programa.

* RECUERDA que debes hacer con regularidad copias de seguridad! Y guardarlas en una ubicación y dispositivo seguro.  Si por accidente, virus, daños en el disco duro, etc. se "pierde" o daña el directorio de datos, ya sea de forma parcial o completa, y no dispones de copias de seguridad de los datos, no será posible recuperar los datos y perderás la información. Establece una política de Backups en tu empresa.
 
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