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Primeros pasos en el programa de gestión y facturación

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RESUMEN

Una vez ya tengas instalado el programa en el ordenador, te proponemos unos pasos iniciales y básicos para una puesta a punto del programa y empezar a trabajar con él.

PASOS INICIALES PARA LA PUESTA A PUNTO

  1. Iniciar sesión en el programa por 1ª vez
  2. Datos auxiliares iniciales
  3. Crear los empleados y/o usuarios del programa
  4. Configuraciones de parámetros básicos en el programa
  5. Crear clientes
  6. Crear proveedores
  7. Crear productos
    1. Crear un producto simple desde cero
    2. Qué es el código Referencia del producto
    3. Usar Referencia como código de barras
    4. Qué es el margen comercial o margen de ventas
    5. Crear mis primeros productos, compras y ventas

INFORMACIÓN

I. Iniciar sesión en el programa por 1ª vez

a.  Ejecutamos el programa
b.  Desde la pantalla de “Login” vamos a crear una nueva Empresa. Pulsamos el menú “Empresas / Ejercicios”. 

menu empresas login

c.  Nos pedirá el password de Administrador , que por defecto es 1 (esta contraseña la podrás modificar en el programa, desde el menú "Configuraciones" / "Configuraciones del programa").

pass nueva instalacion


d.  Ahora tenemos que dar de alta una nueva Empresa, un nuevo ejercicio y una nueva serie de facturación predeterminada. Primero crearemos la nueva empresa: para ello pulsamos la opción de "Nuevo" de la pantalla de "Empresas":

nueva empresa programa

e.  Rellenamos los campos de la Empresa. Los campos marcados con * son obligatorios de cumplimentar. Una vez rellenados los campos, pulsamos "Aceptar" (el botón de la V verde)

uso-inicial-programa-gestion-facturacion-08

f.  Nos pregunta si queremos crear un Nuevo ejercicio para la Empresa. Pulsamos "":

uso-inicial-programa-gestion-facturacion-04g.  En la pantalla de "Nuevo ejercicio":

  1. Introducimos el año
  2. Seleccionamos un modelo predeterminado de documento ventas
  3. Pulsamos "Aceptar" para guardar.
NUEVO EJERCICIO EMPRESA

h. Al guardar el ejercicio, nos aparece un nuevo mensaje que nos pregunta si queremos dar de alta 1 serie de facturación predeterminada. Pulsamos "Sí":

uso-inicial-programa-gestion-facturacion-06

i.  Rellenamos los datos de la serie de facturación. En esta pantalla es dónde vamos a configurar los impuestos predeterminados de la serie y los contadores para cada tipo de documento de venta.

serie facturacion ventas
  • Serie: introducimos un código identificativo para esta serie de facturación (campo alfanumérico y de longitud máxima de 2 caracteres)
  • % Impuestos predeterminados: los impuestos por defecto de la serie: IVA, RE y IRPF
  • Contadores de documentos de ventas: podemos editar los contadores (numeración) de los documentos de venta. Si queremos empezar la numeración desde 0 lo dejamos tal y como están. Pero si queremos empezar a partir de un nº en concreto, pues editaremos los contadores.
    • La numeración de los documentos de venta es formada por el código de la serie + la numeración del contador
  • Nº días validez presupuesto: podemos fijar el nº de días de validez de los presupuestos generados en el programa. Es decir, al crear un nuevo presupuesto, la fecha de validez equivaldrá a: fecha presupuesto + nº días validez
  • Pulsamos "Aceptar" para guardar los datos.

j.  Nos aparecerán una serie de mensajes preguntándonos si queremos crear otra nueva serie, ejercicio y empresa, pero pulsaremos "No" si no queremos dar de alta más series de facturación, pulsaremos "SI" si queremos dar de alta series de facturación adicionales. No obstante más adelante también podemos dar de alta nuevas series de facturación o editar las existentes desde el propio programa de gestión.

k. Cerramos el formulario de "Empresas" para volver a la pantalla de Login.

l.  Como ya tenemos creada la empresa, el ejercicio y la serie de facturación ahora ya podemos iniciar sesión en el programa:
  • Seleccionamos la Empresa
  • Seleccionamos el Ejercicio 
  • Nos verificamos como usuario “Administrador” (recuerda que por defecto el password de Administrador es: 1)

login empresa ejercicio nuevo

m. Una vez logueados, nos aparece la pantalla principal del programa. Según la gama de software que estés usando, tendrás una opciones u otras.

pantalla principal programa gestion

Una vez dentro del programa configuraremos algunos parámetros y daremos de alta algunos datos iniciales. No obstante, más adelante los puedes modificar o ampliar...

II. Datos auxiliares iniciales

En el menú "Tablas auxiliares" es dónde crearemos los datos auxiliares inicialmente necesarios, por ejemplo: los tipos de IVA, tipos de R.E., formas de pago, familia de productos, grupo de clientes, grupo de gastos, etc. Según la gama de tu programa de gestión adquirido puedes tener más o menos tablas auxiliares.

menú de datos auxiliares programa

También puedes ir creando los datos auxiliares a medida que los vayas necesitando.

La gran mayoría de los formularios de edición de datos principales tienen accesos directos a la creación de datos auxiliares. EJEMPLO:

SI estás creando un documento de compras, y necesitas usar un "grupo de gastos" que aún no tienes creado, pues desde este propio formulario de compras puedes crearlo. Tan sólo debes pulsar el botón de +, que está al lado del desplegable de "Grupo de gastos", y así abrir la ventana de "nuevo grupo de gastos". Al guardar el dato auxiliar, se recargará automáticamente el desplegable con los nuevos datos.

Crear nuevo grupo de gastos desde compras

III. Crear los empleados y/o usuarios del programa

En la sección de Empleados  (menú principal: "Empresas" / botón "Empleados" ) podrás gestionar los empleados de tu Empresa (ejemplo: comerciales, técnicos, administrativos, etc.), o bien profesionales y empresas externas (subcontratación o tercerización) y que vas a usarlos para asignarles SAT, servicios o mano de obra.

Los datos de los empleados son comunes para todo el programa. 

Crear empleados y usuarios de la empresa

Usuarios del programa

Si quieres que un empleado pueda acceder al programa, le crearás y activarás su usuario desde su propia ficha de empleado.

Crear un usuario te permitirá registrar las entradas y salidas de ese usuario en el programa, saber quién toma nota en los documentos de venta, servicios, etc. y que cada usuario tenga su propio estilo visual del programa y configuración de rejillas (grid).

ESAT VERSIÓN 12: existen 3 tipos de usuario: Total, Avanzado y Parcial. Puedes asignar estos tipos de permisos a los usuarios que creas en el programa. También puedes configurar las acciones permitidas para los tipos de permisos, por ejemplo: que un permio "Parcial" no pueda eliminar "cobros" ni "facturas", etc. En el Manual de Ayuda, incluido y accesible desde el programa, podrás ver con más detalle el funcionamiento de los permisos.

VERSIONES 09, 10 Y 11: Hay 2 tipos de usuario: usuario con permisos parciales y usuarios permisos totales. Los usuarios con permisos parciales tiene algunas funcionalidades restringidas. En el Manual incluido en el programa encontrarás más información (Capítulo 2 Empresa)

 

IV.  Configuraciones de parámetros básicos en el programa

Para configurar parámetros básicos en el programa, iremos al menú principal del programa:  “Configuraciones” / "Configuraciones programa"

configuraciones-programa-gestion

En "Configuraciones del programa" podremos configurar parámetros como:

 

V. Crear clientes

Editar cliente base

El cliente base o cliente al contado es el cliente que por defecto se carga al crear un nuevo documento de venta (factura, pedido, presupuesto, etc.). Edítalo si es un tipo de cliente que vas a usar.  Para editarlo, entra en la sección "Clientes" y pulsa en el menú: "Archivo" / "Cliente base"

cliente al contado

Nuevos clientes

Puedes gestionar tus clientes (altas, editar, eliminar, etc.) desde la sección "Clientes" del programa.

Gestionar clientes

También puedes ir creando los clientes a medida que los vayas usando.

Desde los formularios de ventas, servicios, SAT, contratos (secciones según tu gama de software) hay accesos directos para crear clientes.

Por ejemplo, en los documentos de venta tienes un acceso directo para crear un nuevo cliente.

crear nuevo cliente desde factura

Y también tienes otro acceso directo en las listas auxiliares de selección de clientes:

Lista auxiliar de selección clientes


VI. Crear proveedores

Puedes gestionar tus proveedores (altas, editar, eliminar, etc.) desde la sección "Proveedores" del programa. El funcionamiento es muy similar a la gestión de clientes.

Gestión de proveedores

También puedes ir creando los proveedores a medida que los vayas usando.

Desde los formularios compras, productos, etc. hay accesos directos para crearlos.

Por ejemplo, desde cualquier documento de compras o gastos tienes un acceso directo para crear un nuevo proveedor.

crear-proveedores-compras

Y también tienes acceso directo en las listas auxiliares de selección de proveedores.

VII. Crear productos

Desde el menú "Ventas" o "Compras" / botón "Productos" daremos de alta los productos necesarios para iniciar el trabajo en nuestro negocio.  También puedes ir creando los productos a medida que los vayas necesitando.

Gestión de productos almacén

En este artículo puedes ver como crear un producto desde cero.

LECTURA RECOMENDADA:

articulos-productos-programa

Ya puedes empezar con la gestión diaria!

Si necesitas información extensa de cada sección, puedes echar una ojeada al Manual de Ayuda del programa (el manual es accesible desde el propio programa. menú "Ayuda"). También en esta Base de Conocimientos encontrarás casos prácticos y respuestas a preguntas frecuentes entorno al uso del software.


INFORMACIÓN ADICIONAL

En la Base de Conocimientos encontrarás artículos relativos al uso del software: respuestas a preguntas frecuentes, casos prácticos, video tutoriales, configuraciones, novedades, etc. Ve echando ojeadas porque se van publicando de forma periódica nuevos artículos.

En el Manual de Ayuda encontrarás información y ayuda sobre cada sección del programa. El manual lo encontrarás en el menú del programa: "Ayuda" / "Manual de Ayuda".

Estos pasos son a modo orientativo. Pueden variar según la metodología de trabajo de cada empresa y/o según la gama de software adquirida.

 

Actualizado ( Miércoles, 10 de Febrero de 2016 12:48 )  
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