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Qué es una factura y como hacerla en el programa

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La información contenida en este artículo es a modo orientativo. Para consultas fiscales o tributarias es recomendable que consultes con tu asesor fiscal o con la Agencia Tributaria.


Este artículo hace referencia a:


Os vamos a explicar como hacer una factura con los datos mínimos obligatorios, y usando el software de facturación informapuntcom, que sirve tanto para Pymes como para profesionales Autónomos. Si aún no eres usuario de nuestro software y estás buscando un software que te facilite la tarea de facturar, te animo a probarlo sin compromiso.

Qué es una factura

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o la prestación de servicios. La obligación de expedir facturas está regulada por ley.

Obligación de expedir factura

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en los siguientes supuestos:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
  • Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
  • Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
  • Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
  • Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Fuente: AEAT  

Contenido de la factura y como hacerla usando el software de gestión informapuntcom

Los datos que como mínimo debería contener una factura son los que enumeramos a continuación:

1) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

Al crear una nueva factura en el software, automáticamente te genera el nº siguiente correlativo de la serie de facturación seleccionada.
 Por defecto se cargará la serie de facturación que hubieras marcada como predeterminada. No obstante también puedes seleccionar otra serie distinta en el desplegable "serie". Si seleccionaras otra serie distinta,  automáticamente también te genera el siguiente nº correlativo.

Número y serie correlativo de la factura
Puedes configurar los contadores y las series desde el formulario del "Ejercicio" de tu empresa.

2) La fecha de su expedición.

Al crear una nueva factura, automáticamente aparecerá seleccionada la fecha actual del Sistema. En el caso que procediera otra fecha, simplemente selecciona la fecha en el campo "Fecha". Es un campo de tipo calendario.

Fecha de la factura3) Identificación completa del emisor.

  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa
  • Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
  • Domicilio

Nuestros datos de empresa o autónomo (nombre fiscal, domicilio, nif, etc.), como emisor de la factura, los tenemos configurados en la ficha de la empresa (sección "Empresas" del programa). Al imprimir o crear una factura, automáticamente el programa obtendrá esos datos y son los que pondrá como emisor de la factura. Ahorrándote así tener que poner o seleccionar cada vez tus propios datos.

En la ficha de tu empresa también puedes asociar un logotipo. Así también aparecerá automáticamente el logo de tu negocio en las facturas que emitas (o cualquier otro impreso: presupuestos, pedidos, ordenes de servicio, etc.)

El programa es multiempresa, por lo que si gestionas varias empresas, puedes iniciar sesión con la empresa que vayas a facturar.

Datos y logotipo empresa en factura
Los datos que vemos en el impreso o fichero de la factura son obtenidos de nuestra ficha de empresa:

como-hacer-factura-empresa-logo-0

4) Identificación completa del destinatario.

  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa
  • Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:
    • Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.
    • Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto.
    • Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto (TAI), y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura  haya de considerarse establecido en dicho territorio.
  • Domicilio

Si tu cliente ya existe en la base de datos (sección "clientes" del programa) puedes cargar sus datos por cualquiera de las 2 vías:

  • pulsando el botón de la lupa y seleccionándolo desde el formulario auxiliar
  • si sabes su código de cliente, introdúcelo en el campo "nº cliente" y pulsa ENTER.

Si el cliente no existe, puedes crearlo desde la sección "Clientes" del programa o bien desde el formulario auxiliar de clientes (el que aparece al pulsar el botón de la lupa).

Cliente o destinatario de la factura

5) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

6) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

7) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

8) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta  a la de expedición de la factura.

Para crear nuevas líneas de detalle factura, pulsaremos el botón de + . Se abrirá el formulario de edición de líneas de detalle dónde podremos cargar los productos, servicios, etc. que facturamos. Pudiendo aplicar descuentos asignados al cliente y/o producto, los tipos de impuesto (IVA, IRPF y Recargo de Equivalencia), etc.

En las líneas de detalle por defecto se cargan los impuestos que hayas configurado en la serie de facturación. En el caso que necesites usar otro tipo impositivo, simplemente  debes seleccionarlo pulsando el botón de la lupa o incluso introduciéndolo su valor directamente.

Si trabajas con distintos tipos de IVA, el software te permite crear líneas de detalle cada una con su propio tipo impositivo. Además en el software tienes incluido modelos de  impreso de factura que te desglosan los totales por IVA.
operaciones a facturar y su ivaLas líneas de detalle que vayas creando se van mostrando en el grid (rejilla) del formulario de edición factura:
operaciones a facturar y sus impuestos: iva, re, irpf

RECUERDA que el software te permite configurar hasta 4 decimales con los que trabajar con él. Si trabajas con precios con decimales, lo recomendable para los cuadres es trabajar con 3 o 4 decimales. Puedes configurar un nº de decimales para la entrada de datos y nº de decimales para los impresos.

9) Total factura y forma de pago

En el apartado "Forma de pago" de la factura, por defecto aparece seleccionada la forma de pago asociada al cliente de la factura. Si en esa factura la forma de pago fuera  distinta, puedes seleccionar el ítem correspondiente en el campo "Forma de Pago".

Además, para facilitar el trabajo, este programa de gestión automáticamente te generará N cobros según forma de pago asociada a la factura. Ver más información sobre formas de pago, cobros y pagos.

Formas de pago y cobros en la factura
Cobros y formas de pago en las facturas

EJEMPLO DE 1 DE LOS MODELOS DE FACTURA:

El programa incluye varios modelos de factura. 1 ejemplo de uno de los modelos por defecto:

RECUERDA que el programa incluye una herramienta para rediseñar los varios modelos que por defecto incluye el software. Puedes cambiar los colores, ubicación de los campos, añadir campos existente en la fuente de datos del reporte, etc.



impreso o fichero de factura

guardada la factura, ésta puede ser:

  • impresa
  • enviada firmada por email
  • exportada a otro tipo de fichero (html, excel, rtf, ...)


Podéis encontrar más información, en la Web de la Agencia Tributaria (AEAT)

RECUERDA que también puedes crear facturas, fácil y rápidamente, a partir de un documento de ventas existentes (presupuestos, pedidos y albaranes.

Actualizado ( Miércoles, 09 de Octubre de 2013 11:06 )  
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